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社内規程―旅費規程(出張旅費規定)

旅費規程とは

旅費規程の定義・意味・意義

旅費規程とは、出張旅費の取り扱いに関して定めた社内規程をいいます。

出張旅費規定とも呼ばれます。

 

なお、会計上、旅費交通費という勘定科目があります。

この旅費交通費は旅費と交通費とからなります。

旅費とは、比較的遠隔地に出張した場合に支給される出張旅費をいいます。

そして、交通費とは、比較的近距離の交通費(交通機関の利用料。実費)をいいます。

旅費規程は、このうち旅費の取り扱いや手続き等を定めたものです。

旅費規程を作成した場合、出張旅費は旅費規程等に基づき支給されることになります。

なお、旅費交通費の詳細については、次のページを参照してください。

旅費交通費 - 簿記勘定科目一覧表(用語集)

 

旅費規程の趣旨・目的・役割・機能

節税対策・節税効果・節税ツール

旅費は、移動に要する交通費や宿泊費のほか、出張手当(出張日当)なども含みます。

もし、会計処理上、旅費として、交通費と宿泊費その他昼食代等の食事代の実費しか計上していなければ、払わずにすんだ税金を払っているという意味で損をしている可能性があります。

なぜなら、会社場合個人事業主場合とは異なり、社長または家族従業員に支払う出張手当についても、経費に算入すること(損金算入)が認められているからです。

会社設立(法人化・法人成り)のメリット―出張手当(日当)を経費にできること

 

また、会社にとって節税対策になるばかりか、出張手当をもらう側にとっても税制上のメリットがあります。

すなわち、現金をもらうので、実質的には給与のようなものなのですが、所得税法上、非課税とされているため、出張手当をもらったからといって、その分、所得税・住民税や社会保険料の負担が増えることはないからです。

文字通り、ポケットマネーとなります。

 

ただし、出張手当を支給するためには、旅費規定を作成していることが必要条件となります。

というのは、税務調査が入った場合に、出張手当については必ず旅費規定が確認され、旅費規程が作成されていないときには、経費が否認される可能性があるからです。

出張手当(出張日当) - 簿記勘定科目一覧表(用語集)

 

したがって、旅費規定は強力な節税ツールとなってくれます。

 

旅費規程の方法・方式

所得税法上、旅費については、実費精算が要求されていません。

したがって、交通費・宿泊費・出張手当のすべて、またはその一部について、旅費規程で決められた金額をそのまま支給することも可能です。

つまり、出張旅費の精算については、次の2つの方法があることになります。

  1. 実費精算
  2. 旅費規程出張旅費規定)に基づく精算

旅費交通費―ポイント - 簿記勘定科目一覧表(用語集)

 

旅費規程の範囲

旅費(出張旅費)には、宿泊出張(宿泊を伴う出張)のほか、日帰り出張(宿泊を伴わない出張)、新規採用者とその家族が居住地から勤務地に赴く場合の出張(いわゆる支度料。特別出張などとも呼ばれます)なども含めることができます。

 

旅費規程要件・条件

旅費規程を作成することで、出張手当を支給することが可能となります。

しかも、交通費・宿泊費・出張手当のすべてについて、実費ではなく、旅費規程で決められた金額をそのまま支給することができます。

ただし、だからといって無制限に支給できるわけではありません。

出張手当の支給金額については、次の条件を満たす必要があります。

  1. 役員と使用人のすべてを通じて、適正なバランスが保たれているか
  2. 同業種、同規模の他の会社等が一般的に支給している金額に照らして相当か

所得税基本通達
(非課税とされる旅費の範囲)
9-3 法第9条第1項第4号の規定により非課税とされる金品は、同号に規定する旅行をした者に対して使用者等からその旅行に必要な運賃、 宿泊料、移転料等の支出に充てるものとして支給される金品のうち、その旅行の目的目的地、行路若しくは期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容及び地 位等からみて、その旅行に通常必要とされる費用の支出に充てられると認められる範囲内の金品をいうのであるが、当該範囲内の金品に該当するかどうかの判定 に当たっては、次に掲げる事項を勘案するものとする。
(1) その支給額が、その支給をする使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか。
(2) その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか。

 

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旅費規程の書式・様式は、次のページからダウンロードできます。

出張旅費規定のサンプル・雛形テンプレート01(節税対策・節税効果・節税ツール重視タイプ)(ワード Word) - ビジネス文書・手紙・はがきテンプレート(書式・様式・書き方)の無料ダウンロード

 


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